ZEA - Zabezpečený elektronický archiv Pozvedněte elektronickou kopii dokumentu na úroveň originálu Největší efekt digitalizace a přechodu na “bezpapírovou kancelář” není v úspoře nákladů za skladovací  a archivační prostory, ale ve významném zrychlení, zpřehlednění a zabezpečení (a tím i zlevnění a zlepšení) procesů.

Co je ZEA

Elektronický archiv je úložiště elektronických dokumentů (jak těch, které již v elektronické podobě vzniky, tak těch, které vznikly naskenováním papírových dokumentů). Oproti ukládání takovýchto dokumentů například na disk file-serveru nebo do složky osobního počítače poskytuje elektronický archiv řadu užitečných služeb jako je vyhledávání, indexace, řízení přístupu (včetně současného vzdáleného přístupu z mnoha pracovišť) apod.

Elektronický archiv se zpravidla v organizaci nevyskytuje samostatně, ale spolupracuje s dalšími částmi informačního systému firmy. Může jít jednak o specializované document-management systémy, spisové služby nebo work-flow systémy, ale často se integruje s již existujícím provozním systémem, ve kterém dosud firma řešila svou provozní agendu v doplňku s oběhem papírových dokumentů. Integrací s provozním informačním systémem se uživatelům dostávají dokumenty na jejich obrazovku z elektronického archivu právě v ten okamžik, kdy jsou potřeba v kontextu práce s vlastním informačním systémem.

Zabezpečený elektronický archiv ZEA povyšuje elektronické kopie dokumentů na roveň papírových originálů. To je umožněno jednak sofistikovanou technologií a jednak příznivým stavem klíčových zákonů v ČR (například zákon o elektronickém podpisu, zákon o DPH a další). Někdy se takový elektronický archiv nazývá také “Zaručený” nebo “Důvěryhodný”.

Není to jen o technologii, ale rovněž o metodice a dokumentaci.